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会议接待的一般流程
发布时间:2013/4/7 作者:   来源:   点击:393 次



会议接待的一般流程

 作为专业的会展中心,承接、代理、举办各类会议会展。大致经过如下环节:

  1、策划:作为专业的会议代理,我们提供会展会议企划代理,告诉本公司你的想法或者要达到的目的。我们为你提供可能性方案,出点子,招展企划、会议回执等等。

 2、咨询:在此阶段,我们将与委托方进行多方面沟通,并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。

 3、考察:如果您认为经过沟通,以及到本公司实地考察后,可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段:(1)与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。(2)双方就服务项目服务流程,计划推荐,及服务的价格等内容进行深入细致的探讨,大致明确双方的责任与义务。(3)就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。

4、签定协议:这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理,然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任,并签署正式协议。

5、执行协议:双方严格而又人性化的执行协议,本着高度负责的合作理念,将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。

一:举办会前
1、与会议主办方洽谈
2、提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。
4、确定方案,签订合同,预付定金。

二:会议举办中
1、会议接待:专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备:准备好会议需要的资料,会议用品,等会议相关物品。
3、会议场地:专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮:用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。
7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三:结束会议
1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对

 
 
 
 
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